As reuniões não são meras conversas de café!
As reuniões não são meras conversas de café. São muito mais do que isso. São o ponto de partida de planeamento estratégico. Vital em qualquer empresa ou organização. Já todos sobrevivemos a reuniões. Difíceis, chatas, longas, desorganizadas, sem método.
Todas as reuniões têm um propósito específico, um resultado a ser atingido, por exemplo, o objetivo de uma reunião pode ser criar um plano estratégico para a organização, melhorar a eficiência de um processo ou definir uma solução para um problema. Para atingir o resultado esperado os participantes seguem um conjunto de passos pré-definidos.
As reuniões são importantes para manter uma boa comunicação dentro da empresa. Favorecem a troca de ideias e de informação, geram plataformas de experiência e de conhecimento partilhado, facilitam a identidade de grupo, criando um sentido de compromisso a favor das decisões tomadas e dos objetivos.
Determinados acontecimentos da vida das empresas concretizam-se mais facilmente através de uma reunião do que com qualquer outra ferramenta de Gestão.
A função do Secretariado Executivo é antes, durante e depois de uma reunião. Agendar a reunião, escolher o local, preparar a convocatória, definir participantes, estabelecer ordem de trabalhos, redigir a acta e muito mais.
Catarina Ruivo – Formadora / Licenciatura em Marketing e Publicidade pelo IADE
